Funktionen
Export-Funktionen & Kalender-Abo
Dienstpläne als PDF exportieren, drucken oder als Live-Kalender-Abo direkt in Outlook, Google und Apple Kalender einbinden.
- PDF in drei Ansichten: Timeline, Mitarbeiter, Bereich
- Persönliche Kalender-Adresse je Mitarbeiter
- Im Kalender nur freigegebene Wochen
PDF-Export in drei Ansichten
Für Aushang, Archiv und zur Weitergabe an Mitarbeiter
Timeline-Ansicht
Visueller Zeitstrahl über den Tag. Schichten werden horizontal nach Startzeit angeordnet, überschneidende Zeiten vertikal gestapelt. Für einen schnellen Überblick über die Tagesstruktur.
- ✓ Horizontale Zeitachse
- ✓ Bereiche als Zeilen
- ✓ Visuelle Lücken-Erkennung
- ✓ Als PDF druckbar
Mitarbeiter-Ansicht
Individueller Dienstplan pro Mitarbeiter mit allen Schichten, Zeiten und Bereichen. Ideal für persönliche Aushänge oder zur Weitergabe an Mitarbeiter.
- ✓ Personalisierter Plan
- ✓ Wochenübersicht
- ✓ Alle Schichtdetails
- ✓ Druckfertig formatiert
Bereich-Ansicht
Export nach Arbeitsbereichen sortiert – ideal für Abteilungsleiter und Bereichsverantwortliche. Alle Schichten eines Bereichs auf einen Blick.
- ✓ Gruppiert nach Bereichen
- ✓ Übersichtliche Wochenansicht
- ✓ PDF-Export
- ✓ Druckfertig formatiert
Hinweis: Die PDF-Exporte öffnen eine Druckansicht; als PDF speichern Sie über den Druckdialog des Browsers. Exporte sind nur für angemeldete Benutzer bzw. über persönliche Links verfügbar, Mitarbeiter sehen eine Woche erst nach der Freigabe. Einen Export des Dienstplans als Excel- oder CSV-Datei gibt es nicht.
Live-Kalender-Abo für Mitarbeiter
Schichten automatisch im persönlichen Kalender – regelmäßig synchronisiert, ohne manuellen Export
Schichten direkt in Outlook, Google & Apple Kalender
Vergessen Sie manuelles Abtippen oder regelmäßige Exporte. Mit dem Kalender-Abonnement sehen Mitarbeiter ihre Schichten automatisch im eigenen Kalender. Änderungen im Dienstplan werden bei der nächsten Synchronisation auf Handy oder Computer übernommen; wie oft die Kalender-App abruft, legt die App fest.
So funktioniert's
- Persönliche Abo-URL: Jeder Mitarbeiter findet seine eigene Kalender-Adresse im Mitarbeiter-Portal unter „Mein Profil“
- Einmal einrichten: URL in Outlook, Google Calendar oder Apple Kalender einfügen – fertig
- Breite Unterstützung: Gängige Kalender-Apps wie Outlook, Google, Apple und Thunderbird können Kalender abonnieren
- Automatische Aktualisierung: Kalender-App holt sich regelmäßig die neuesten Schichten
- Persönlicher Zugangsschlüssel: Die Adresse enthält ein Token und sollte nicht weitergegeben werden
- Inhalt: Eigene Schichten (auch als Schichtleitung) mit Pausen, Feiertage, Betriebsferien und je nach Einstellung Kollegen, Schichtleitung und eigene Abwesenheiten
- Nur freigegebene Wochen: Im Kalender erscheinen nur freigegebene Kalenderwochen
Kalenderdateien (ICS)
- Einzeln oder gesammelt: Kalenderdatei je Mitarbeiter oder für alle geplanten Mitarbeiter als ZIP
- Per E-Mail: Kalenderdatei direkt an die hinterlegte Adresse senden (E-Mail-Versand vorausgesetzt)
Kontrolle für die Planung
- KW-Freigabe je Bereich: Administratoren und Planer geben alle Bereiche frei, Bereichsleitungen ihre eigenen
- Abo-Verwaltung: Sehen, wer das Abo nutzt und wann zuletzt abgerufen wurde; Adresse neu erzeugen, widerrufen oder einzelne Mitarbeiter sperren
- Datenschutz: Ob Kollegen und Schichtleitung in den Schicht-Details erscheinen, legen Sie fest
Immer aktuell
Änderungen im Dienstplan erscheinen bei der nächsten Synchronisation im Mitarbeiter-Kalender
Wenig Aufwand
Einmal einrichten – danach aktualisiert sich der Kalender ohne manuelles Exportieren
Weniger Missverständnisse
Weniger „Ich hab die Mail nicht bekommen“ – der Kalender holt sich selbst den aktuellen Stand
Bereit für professionelle Dienstplan-Exports?
Lassen Sie sich OwnShift in einer Demo zeigen (auf Anfrage) – mit PDF-Export, Kalender-Abo und allen weiteren Funktionen auf Ihrem eigenen Server.
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