Benutzerverwaltung

Benutzerkonten hängen in OwnShift an einem Mitarbeiter und werden im Mitarbeiter-Dialog angelegt. Administratoren können alle Konten ändern; Planer legen neue Konten an (nicht als Administrator), ändern bestehende aber nicht. Die Rollen Administrator und Bereichsleitung vergeben nur Administratoren. Der letzte Administrator kann nicht herabgestuft oder gelöscht werden.

Einladung & Passwort

Neues Konto anlegen

1. Reiter Mitarbeiter, Mitarbeiter hinzufügen (oder einen Mitarbeiter ohne Konto bearbeiten).
2. Ohne Benutzer-Account anlegen nicht anhaken, Benutzername und Initial-Passwort vergeben und die Rolle wählen.
3. Optional Benutzer muss Passwort beim ersten Login ändern.
4. Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt und der E-Mail-Versand eingerichtet: Einladungs-E-Mail mit Zugangsdaten senden. Ob dieses Häkchen vorausgewählt ist, legt System > E-Mail > Einladungen fest.

Die Zugangsdaten lassen sich später über die Schnellaktion 📧 Einladung im Mitarbeiter-Dialog erneut senden. Ein neues Passwort setzen Administratoren über 🔑 Passwort; danach verlangt OwnShift bei der nächsten Anmeldung einen Passwortwechsel.

Passwort vergessen

Auf der Anmeldeseite Passwort vergessen? wählen und Benutzername oder E-Mail eingeben. Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt und der E-Mail-Versand eingerichtet, kommt ein Link zum Setzen eines neuen Passworts. Ohne beides setzt ein Administrator das Passwort neu.

Anmeldung

• Anmelden mit Benutzername oder E-Mail und Passwort. Angemeldet bleiben hält die Anmeldung über das Schließen des Browsers hinaus.
• Nach mehreren fehlgeschlagenen Versuchen wird die Anmeldung für einige Minuten gesperrt. Die Meldung verrät nicht, ob Benutzername oder Passwort falsch war.
• Die Sitzung endet nach der unter System > Sicherheit eingestellten Zeit (Standard 8 Stunden) und, falls eingestellt, nach einer Leerlaufzeit ohne Aktivität.
• Die E-Mail-Adresse eines genutzten Kontos ändert nur ein Administrator oder der Mitarbeiter selbst.

Mein Konto

In der Planungsoberfläche öffnet ein Klick auf den eigenen Namen oben rechts Mein Konto:

• Passwort ändern: aktuelles Passwort, neues Passwort und Bestätigung.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): einrichten (QR-Code scannen oder manuellen Schlüssel eintippen, dann Bestätigungscode eingeben), Backup-Codes neu erzeugen oder 2FA abschalten. Für neue Backup-Codes und zum Abschalten sind Passwort und ein aktueller Code aus der App (oder ein Backup-Code) nötig. Mehr unter Sicherheit & 2FA.
• Angemeldete Geräte: alle aktuell angemeldeten Sitzungen mit Gerät, Adresse, letzter Aktivität und Anmeldezeit. Abmelden beendet eine andere Sitzung, Alle anderen abmelden alle außer der aktuellen („Dieses Gerät“).

Mitarbeiter finden dieselben Funktionen im Portal unter Mein Profil.