Übersicht
OwnShift besteht aus drei Oberflächen:
- Planungsoberfläche – für Administratoren, Planer, Urlaubsverwalter und Bereichsleitungen. Hier entstehen Schichten, Mitarbeiter, Bereiche, Abwesenheiten und Urlaub werden verwaltet.
- Mitarbeiterportal – für alle Mitarbeiter: eigene Schichten, Dienstplan freigegebener Wochen, Abwesenheiten, Urlaubsanträge, Ankündigungen und das eigene Profil.
- Display – Anzeige für einen Bildschirm im Betrieb, etwa im Aufenthaltsraum.
Planungsoberfläche: Reiter
Oben stehen die Reiter Planung, Berichte, Mitarbeiter, Bereiche, Abwesenheiten, Urlaub, Vorlagen, Regeln, Kommunikation und das Zahnrad-Symbol System. Welche davon sichtbar sind, hängt von der Rolle ab (siehe unten). Am Reiter Urlaub zeigt eine rote Zahl die offenen Anträge.
Rechts in der Kopfzeile: der eigene Name (öffnet Mein Konto), gegebenenfalls Zum Mitarbeiter-Portal und Abmelden. Nach einem Update erscheint ein Hinweis mit dem Link Was ist neu?; die Versionsnummer in der Fußzeile öffnet das Änderungsprotokoll.
Rollen
OwnShift unterscheidet fünf Rollen:
| Rolle | Wo | Was |
|---|---|---|
| Administrator | Planungsoberfläche | Alles, auch System (Einstellungen), Benutzerkonten ändern, Passwörter zurücksetzen, Mitarbeiter anonymisieren, Urlaubs-Einstellungen speichern und den Jahreswechsel der Urlaubskontingente durchführen. |
| Planer | Planungsoberfläche | Planung, Berichte, Mitarbeiter, Bereiche, Abwesenheiten, Urlaub, Vorlagen, Regeln, Kommunikation. Kein Zugriff auf System. Kann neue Mitarbeiter mit Konto anlegen (nicht als Administrator), bestehende Konten aber nicht ändern. |
| Urlaubsverwalter | Planungsoberfläche, nur Reiter Urlaub | Urlaubsanträge und Stornierungen entscheiden, Kontingente anlegen und bearbeiten, Urlaubssperren pflegen. |
| Bereichsleitung | Planungsoberfläche, Reiter Planung, Berichte, Mitarbeiter, Abwesenheiten, Urlaub | Verantwortet die ihr zugeordneten Bereiche: Schichten planen und Mitarbeiter ihrer Bereiche einteilen, die Woche für ihre Bereiche freigeben, Urlaubsanträge ihrer Mitarbeiter entscheiden, Abwesenheiten eintragen, Mitarbeiter ihrer Bereiche bearbeiten (ohne Status und Jahresurlaub) und den Monatsbericht ihrer Bereiche sehen. Andere Bereiche sieht sie nicht. Die Rolle vergeben Administratoren im Mitarbeiter-Dialog. |
| Mitarbeiter | Mitarbeiterportal | Eigene Schichten, Dienstplan freigegebener Wochen, eigene Abwesenheiten, Urlaubsanträge, Ankündigungen, Profil. |
Nach der Anmeldung landen Administratoren, Planer und Bereichsleitungen im Reiter Planung, Urlaubsverwalter im Reiter Urlaub und Mitarbeiter im Mitarbeiterportal. Der Zugang zum Display ist davon getrennt (PIN, Kiosk-Token oder Anmeldung als Planer oder Administrator, siehe Display).
Die Bezeichnung der Schichtleitung (Standard „Schichtleitung“, Kurzform „Lead“) lässt sich unter System > Rollen ändern; Formulare zeigen dann die eigene Bezeichnung. Dieses Handbuch verwendet „Schichtleitung“.
Stand: 13.10.2026, beschreibt OwnShift 0.10