System (Einstellungen)

Das Zahnrad System sehen nur Administratoren. Es öffnet Einstellungen mit zwölf Unterreitern, die hier in der Reihenfolge der Oberfläche beschrieben sind.

Rollen

Rollenbezeichnungen für die Schichtleitung: Singular, Kurzform und Plural. Standard sind „Schichtleitung“, „Lead“ und „Schichtleitungen“. Verwenden Sie intern einen anderen Begriff (etwa „Teamleitung“), tragen Sie ihn hier ein; Formulare und Portal zeigen dann die eigene Bezeichnung. Nach dem Speichern lädt die Seite neu.

Die Benutzerrollen selbst (Administrator, Planer, Urlaubsverwalter, Bereichsleitung, Mitarbeiter) sind fest und werden im Mitarbeiter-Dialog vergeben, siehe Übersicht & Rollen.

Schichterkennung

• Erkennung aktiv: Hauptschalter für die Markierungen in der Planung sowie Wochenend- und Nacht-Pool.
• Wochenend-Erkennung: Samstag als Wochenende zählen (optional Nur Schichten ab Uhrzeit), Sonntag als Wochenende zählen.
• Nachtschicht-Erkennung: Schicht startet nach / Schicht endet vor.

Feiertage

• An Feiertagen wird bei uns gearbeitet: Wenn aus, warnt OwnShift bei Zuweisungen an Feiertagen; dann erscheint auch Soll-Stunden bei Feiertagen anteilig reduzieren.
• Unser Bundesland: Bundesweite Feiertage gelten immer, regionale nur für das gewählte Bundesland; ohne Auswahl gar keine regionalen.
• Feiertag hinzufügen: Datum, Name, Bundesland, Wiederkehrend (jährlich), Halber Feiertag (zählt als halber Tag), Feiertag ist aktiv.
• Feiertage importieren: Jahr und Bundesland wählen, Vorschau laden, dann Ausgewählte importieren (Daten von feiertage-api.de).
• Tabelle mit Filter nach Jahr und Bundesland, je Zeile Bearbeiten und Löschen.

Die beweglichen Feiertage Karfreitag, Ostermontag, Christi Himmelfahrt und Pfingstmontag sind für einige Jahre bereits eingetragen. Prüfen Sie die Liste trotzdem einmal für Ihr Bundesland.

Kalender

• Kalender-Einstellungen:
  • Eigene Abwesenheiten im Kalender anzeigen, Kollegen in Schicht-Details anzeigen, Schichtleitung in Schicht-Details anzeigen. Die Schalter für Kollegen und Schichtleitung gelten auch für die Anzeige im Portal.
  • Vergangene Wochen anzeigen (1 bis 12 Wochen)
  • Mitarbeiter sehen im Portal: den ganzen freigegebenen Dienstplan oder nur Schichten und Kollegen ihrer Bereiche; gilt für Dienstplan und Team-Urlaubskalender.
  • Ankündigungen im Portal-Archiv (letzter Monat bis letzte 24 Monate)
  • E-Mail-Benachrichtigung bei Freigabe: Vorgabe beim Freigeben einer Woche; anfangs aus.
• Freigegebene Kalenderwochen: je Jahr mit Status (Aktiv oder Bearbeitung), Anzahl der freigegebenen Bereiche und Knopf Bearbeiten bzw. Freigeben.
• Kalender-Abonnements: wer das Abo nutzt und wann zuletzt abgerufen wurde. Neu erzeugt eine neue Adresse, Widerrufen macht die bisherige ungültig, Sperren schließt den Mitarbeiter vom Abo aus, Freigeben hebt das wieder auf.

Kalender-Abo, Kalenderdatei, ZIP-Export und Kalender per E-Mail enthalten dieselben Angaben: Schichten (auch als Schichtleitung) mit Pausen, Feiertage des eingestellten Bundeslands, Betriebsferien (nur für betroffene Mitarbeiter) und je nach Einstellung Kollegen, Schichtleitung und eigene Abwesenheiten. Es erscheinen nur freigegebene Wochen.

Display

• Display-URL mit Kopieren.
• Zugang & Sicherheit: Erlaubte IP-Adressen (einzelne IPs, CIDR, Platzhalter) und PIN-Code (vier Ziffern). Die PIN funktioniert nur von erlaubten IP-Adressen; ohne IP-Liste ist nur Anmeldung oder Kiosk-Token möglich. Zugangs-Einstellungen speichern.
• Anzeige-Einstellungen:
  • Standard-Modus (Wer ist im Haus?, Heute-Übersicht, Wochen-Übersicht), Theme, Auto-Refresh (Sekunden)
  • Ansichten wechseln (Sekunden): wechselt automatisch zwischen Im Haus, Heute und Woche; 0 = aus. Ein Modus in der Kiosk-Adresse hat Vorrang.
  • Auto-Scroll mit Geschwindigkeit und Pause
  • Widgets: Uhrzeit anzeigen, Datum anzeigen, Geburtstage anzeigen, Feiertags-Countdown, Abwesende anzeigen mit Nur Namen / Mit Abwesenheitstyp / Nicht anzeigen
• Kiosk-Tokens: Neuen Token erstellen fragt einen Namen und kopiert die Display-Adresse mit Token in die Zwischenablage. Je Token URL, Deaktivieren bzw. Aktivieren.

Arbeitszeit

Prüfungen in Anlehnung an das Arbeitszeitgesetz, jeweils einzeln einschaltbar. Verstöße erscheinen bei der Zuweisung als Warnung und lassen sich nach Rückfrage übergehen.

• Pausenhinweise: Mindestpause bei über 6 und über 9 Stunden (Standard 30 bzw. 45 Minuten).
• Ruhezeit-Prüfung: Mindest-Ruhezeit zwischen Schichten (Standard 11 Stunden). Die eingestellte Ruhezeit gilt in allen Prüfungen.
• Tagesarbeitszeit-Prüfung (Standard 10 Stunden) und Wochenarbeitszeit-Prüfung (Standard 48 Stunden).
• Auf Standard zurücksetzen stellt die gesetzlichen Werte wieder her.

Geprüft werden alle Einsätze einer Person, als Team und als Schichtleitung, auch Nachtschichten des Vortags.

E-Mail

• E-Mail-Versand (SMTP): E-Mail-Versand aktivieren, Server, Port, Verschlüsselung, Benutzername, Passwort (wird verschlüsselt gespeichert), Absender-Adresse und -Name. Einstellungen speichern, Test-E-Mail senden.
• Einladungen: ob die Einladungs-E-Mail bei neuen Benutzerkonten vorausgewählt ist (wird sofort gespeichert).
• Benachrichtigungs-Empfänger:
  • Adresse für Urlaubsanträge & Stornierungen.
  • Adresse der Dienstplanung: Sie erhält eine Mail, wenn eine neue Abwesenheit (genehmigter Antrag, eingetragene Abwesenheit, Betriebsferien) bereits geplante künftige Schichten betrifft. Leer lassen schaltet diese Mail ab.
  • Über Änderungen an freigegebenen Wochen werden betroffene Mitarbeiter an ihre eigene Adresse benachrichtigt (beim erneuten Freigeben).

Branding

• App-Name, Primärfarbe (mit Standard)
• Logo hochladen / Logo entfernen (PNG, JPG, SVG oder WebP, höchstens 2 MB; ein SVG mit Skripten wird abgelehnt)
• Favicon neu generieren (aus dem Logo), Live-Vorschau, Einstellungen speichern

App-Name, Farbe und Logo erscheinen in Planungsoberfläche, Portal, Anmeldung und Display; der App-Name außerdem in E-Mails.

Backup

Backup herunterladen lädt die komplette Datenbank herunter. Die Seite beschreibt außerdem, wie ein Backup per FTP/SFTP zurückgespielt wird. Vor jedem Datenbank-Update lädt der Update-Assistent zusätzlich eine Sicherung herunter (siehe Updates).

Sicherheit & 2FA

• Session-Timeout: Session-Gültigkeit von 1 bis 24 Stunden (Standard 8 Stunden, gilt für neue Anmeldungen) und Abmelden nach Leerlauf (nie, oder 15 Minuten bis 4 Stunden ohne Aktivität; Standard nie; gilt sofort für alle Sitzungen).
• Passwort- & Login-Sicherheit: Minimale Passwortlänge, Max. Login-Versuche vor Sperrung, Sperrdauer (Minuten).
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Übersicht aller Benutzer mit 2FA-Status. 2FA kann für einzelne Benutzer zurückgesetzt werden, wenn App und Backup-Codes verloren sind.

Zwei-Faktor-Anmeldung (2FA)

OwnShift unterstützt die Zwei-Faktor-Anmeldung mit zeitbasierten Codes (TOTP) aus einer Authenticator-App, dazu Backup-Codes. Jeder Benutzer kann sie für sein eigenes Konto einschalten: in der Planungsoberfläche unter Mein Konto, im Mitarbeiterportal unter Mein Profil. Für alle Benutzer verpflichtend vorschreiben lässt sie sich nicht.

1. 2FA einrichten: QR-Code mit der Authenticator-App scannen (oder den Schlüssel manuell eintippen) und den Bestätigungscode eingeben.
2. Die angezeigten Backup-Codes sicher aufbewahren. Jeder Code, auch jeder Backup-Code, gilt nur einmal.
3. Bei jeder Anmeldung folgt nach dem Passwort das Feld 2FA-Code.

Neue Backup-Codes erzeugen und 2FA abschalten verlangen Passwort und einen aktuellen Code. Ist die App verloren, meldet man sich mit einem Backup-Code an; fehlen auch die, setzt ein Administrator 2FA unter System > Sicherheit zurück. Konten mit 2FA können sich nicht per Benutzername und Passwort am Display anmelden; dafür gibt es PIN und Kiosk-Token.

Datenpflege

• Datenbankgröße, ältester Dienstplan, letzte Bereinigung; Backup herunterladen.
• Aufbewahrungsfrist (6 bis 120 Monate, ab Werk 24) mit Frist speichern. Bei Überschreitung erinnert ein Hinweis Administratoren an die Bereinigung.
• Daten löschen die älter sind als …: Vorschau laden zeigt die betroffenen Datensätze; Betroffene Daten exportieren (CSV), Ausgewählte Daten bereinigen. Stammdaten (Mitarbeiter, Schichten, Bereiche) und das Protokoll bleiben erhalten; jede Bereinigung wird protokolliert.

Zum Umgang mit ausgeschiedenen Mitarbeitern (deaktivieren, anonymisieren oder löschen) siehe den Reiter Mitarbeiter.

Protokoll

Das Aktivitätsprotokoll verzeichnet sicherheitsrelevante Aktionen: Anmeldungen, Benutzer- und Rechteänderungen, Urlaubsentscheidungen, direkt eingetragene Abwesenheiten, Kontingent- und Einstellungsänderungen, Ausnahmen bei Zuweisungen u. a. Entscheidungen in eigener Sache sind farbig hervorgehoben.

• Kennzahlen (gesamt, heute, 7 und 30 Tage), Filter nach Zeitraum, Aktion und Suche, Filtern, CSV Export, Blättern mit Zurück / Weiter.
• Aufbewahrung & Bereinigung: Protokoll führen (lässt sich nach Rückfrage ausschalten; das Ausschalten selbst wird noch protokolliert), eigene Aufbewahrungsfrist (6 bis 120 Monate, Standard 36), Einstellungen speichern, Alte Einträge bereinigen.
• Ältere Einträge löscht OwnShift zusätzlich einmal täglich automatisch. Die Löschung wird selbst dauerhaft protokolliert.